Hive Vienna – wie ein Besprechungsraum eine Meetingkultur auf Augenhöhe ermöglicht

Wien, 30. November 2022 - Kürzlich wurden die Räumlichkeiten von Microsoft Österreich neugestaltet und bieten nun optimale Rahmenbedingungen für das hybride Arbeiten. Dazu zählen Arbeitsbereiche für Begegnungen jeder Art – physisch, virtuell und hybrid. Das Herzstück bildet dabei der neue Meetingraum Hive Vienna, wo die modernste Technologie, künstliche Intelligenz und eine optimierte Einrichtung für die wahre Inklusion von Teilnehmer*innen aus der realen und digitalen Welt sorgt.

Die Herausforderung: Inklusion in hybriden Formen der Zusammenarbeit

Hybride Arbeitsformen halten in immer mehr Unternehmen Einzug. Ein Wandel, der auch die Unternehmenskultur betrifft und eine Veränderung in der Art der Zusammenarbeit und Kommunikation unter Mitarbeiter*innen hervorruft. Dazu gehört auch die hybride Besprechung, die traditionelle, physische Interaktion mit virtuellen Videokonferenzen in sich vereint. Die Herausforderung dabei besteht darin, eine Schnittstelle zu schaffen, wo sich die Teilnehmenden ortsunabhängig auf Augenhöhe begegnen. Die Situation ist inzwischen vielen bekannt: Man hat nicht alle Kolleg*innen und deren Reaktionen im Blick, virtuelle Teilnehmer*innen befinden sich oftmals geradezu in der Schwebe zwischen aktiver und passiver Partizipation. Das Zusammenspiel aus intelligenter Technologie, gezielter Architektur und bewusster Meetingkultur sollen optimale Rahmenbedingungen für inklusive, kreative Zusammenarbeit schaffen.

„20 Prozent der menschlichen Kommunikation finden auf einer bewussten, sichtbaren Ebene statt, 80 Prozent auf unbewusster Beziehungsebene – dazu gehören Gefühle, Mimik, Gestik, Werte, persönliche Motive und Hintergründe“, so Andreas Gnesda, der als Geschäftsführer bei teamgnesda die Planung und Ausführung von Hive Vienna begleiten durfte. „In der digitalen Kommunikation leidet vor allem die unbewusste Wahrnehmung. Digitale Meetings können daher so herausfordernd sein, weil wir das durch erhöhte Aufmerksamkeit ständig kompensieren müssen. Bei der Gestaltung von Räumen wie Hive Vienna bemühen wir uns, mit Technologie und organisatorischen Maßnahmen maximale Inklusion zu erzeugen.“

Technologie und Raumgestaltung schaffen neue Möglichkeiten der Teilhabe

Mit der richtigen Ausstattung in Form von abgerundeten Konferenztischen, smarter Kameratechnologie und virtuellen Whiteboards soll es allen Teilnehmer*innen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort möglich sein, miteinander zu interagieren, mitzugestalten und Ideen in Echtzeit auszutauschen.

„Oft führen hybride Meetings dazu, dass Personen vor Ort zu anonymen Gesichtern für virtuelle Teilnehmer*innen werden. Gleichzeitig sprechen diejenigen, die sich virtuell zuschalten, ins Leere und wissen nicht, ob sie gesehen oder gehört werden. Es fehlt das Gefühl dafür, wie man sich sinnvoll einbringen kann“ so Katja Edlinger, Modern Work Lead bei Microsoft über die Herausforderungen der hybriden Arbeitswelt. „Mit unserem neuen Besprechungsraum wollen wir zeigen, dass produktive, hybride Zusammenarbeit machbar ist.“ 

Um sich tatsächlich auf Augenhöhe begegnen zu können, sollten alle Teilnehmenden zu jeder Zeit wissen, wer gerade das Wort hat. Die Forschung hat zudem immer wieder gezeigt, dass sich Menschen in der Kommunikation auf subtile körperliche Signale verlassen. Je mehr die Technologie dazu beitragen kann, diese Signale zu übertragen, desto effektiver können hybride Besprechungen sein. Daher ist der Raum mit einer KI-gesteuerten Kamera ausgestattet, die alle Teilnehmenden im Raum erfasst und die Ansicht dynamisch anpasst, wenn jemand spricht. Die Kamera sorgt zudem dafür, dass die Gesichter aller Teilnehmer*innen trotz unterschiedlicher Lichtverhältnisse gleichermaßen sichtbar sind. Der halbrunde Tisch vor dem Bildschirm garantiert, dass sich alle Teilnehmer*innen im Raum im Blick haben.

Der große Bildschirm bietet genügend Sichtfläche für Präsentationen und das virtuelle Handaufzeichnen. Mit der „Front Row“ Einstellung im Microsoft Teams werden die Gesichter aller Teilnehmer*innen in derselben Größe dargestellt – man begegnet sich dadurch tatsächlich auf Augenhöhe. So bleibt die Mimik ein wertvoller Bestandteil menschlicher Interaktion – auch in hybriden Meetings.

Nahtlos teilen, gemeinsam kreieren: Kollaboration ohne Barrieren

Die Barrieren herkömmlicher hybrider Meetings kommen spätestens dann an die Oberfläche, wenn kreative Zusammenarbeit wie etwa Brainstormings auf der Tagesordnung stehen. Hier werden im Hive zwei Stufen der Kollaboration ermöglicht: Ein traditionelles, mit einer smarten Kamera ausgestattetes Whiteboard bildet die erste Stufe. Die Kamera fängt die Whiteboard-Fläche ein und entfernt mittels Künstlicher Intelligenz die vortragende Person: Sowohl virtuelle als auch physische Teilnehmer*innen sehen die Inhalte direkt am großen Bildschirm.

Das Surface Hub 2S hebt die Möglichkeiten für Kollaboration auf die nächste Ebene: Dieses ermöglicht es allen Teilnehmer*innen, am Whiteboard mitzuwirken, zu schreiben und zu zeichnen – egal ob sie direkt auf dem Gerät zeichnen oder von ihren eigenen PCs zuhause oder am Tisch im Raum aus arbeiten. Kollaboration ist somit ortsunabhängig und in Echtzeit möglich.

Weiterführende Informationen:

• Mehr Informationen dazu, wie Microsoft Österreich hybrides Arbeiten lebt und mit Kunden & Partnern möglich macht, sind hier abrufbar. 
• Alle Informationen und Bildmaterial zum Hive sowie auch zum Microsoft Österreich Office am Wienerberg finden Sie in der Pressemappe am Microsoft Newscenter.